Het is vandaag ‘Clean Off Your Desk Day’: tijd dus om je bureau op te ruimen! Serieus? Ja echt, deze dag bestaat.. Hier kun je het ‘bewijs’ vinden. 🙂 Om het nieuwe jaar goed en fris te beginnen, is het geen slecht idee om alles even op te ruimen. Ook met het oog op security, is het belangrijk om jouw belangrijke documenten veilig op te bergen. Maar, hoe pak je dat aan?
Je kunt dit op dezelfde manier aanpakken zoals je ook prioriteiten kunt stellen in jouw dagelijkse taken. Gebruik de prioriteitenmatrix van Eisenhower, waarbij je taken, of in dit geval – bij het opruimen van jouw bureau – jouw documenten, indeelt in urgentie en belangrijkheid.
Stap 1
Voor wie nog wel eens wat print: haal 3 documentenbakjes en besticker deze met:
- dringend & belangrijk,
- niet dringend maar wel belangrijk,
- dringend en onbelangrijk.
Stap 2
Haal alle documenten uit je bureaulade en van je bureau en verdeel de documenten over de drie bakjes. Zo zie je meteen waar je na je opruimsessie mee kunt beginnen!
Hoe werkt dit? Dit werkt als volgt.
- Dringende en belangrijke zaken gaan in het eerste bakje en handel je na je opruimsessie meteen af. Dit zijn taken die jouw onmiddellijke aandacht vragen. Of je plant ze, op zeer korte termijn (vandaag nog) in.
- Niet dringende, maar wel belangrijke zaken gaan in het tweede bakje en plan je in voor de komende maand. Als ze herhalend terugkomen, maak je bij het plannen gebruik van de herhaalmodus.
- Dringende en onbelangrijke zaken gaan in het derde bakje. Dit zijn vaak verstoringen in je werk, waarbij het niet belangrijk is voor je eigen werk, het is voornamelijk de prioriteit van een ander. Deze taken kun je oppakken als je tijd over hebt. Als je je eigen belangrijke zaken hierdoor uit het oog verliest, is het zaak om vaker nee te zeggen, of om te vragen of een ander dit voor jou kan oppakken.
- Wat blijft er nu over? Alle onbelangrijke èn niet dringende taken. Deze documenten kan je weggooien.
Klaar? Gooi onbelangrijke èn niet dringende documenten ook echt weg. Scan jouw belangrijke documenten in en sla deze digitaal op. Dat scheelt een hoop papierwerk en onrust op je bureau. Ruim vervolgens ook pennen, post-it’s (-bakjes) en andere bureauaccessoires op. Zorg dat eventuele opladers en snoeren veilig en netjes worden opgeborgen, zodat bij eventuele waterschade geen storingen kunnen ontstaan. Klaar met alle ‘fysieke’ rommel en houd je van groen? Zet een klein plantje neer! Kijk meteen voor een plantje wat zorgt voor extra zuurstof. En let bij het water geven van je plant op jouw apparatuur…
Stap 3
Vergeet ook alle digitale documenten niet. Sla jouw documenten van afgelopen jaar op in een nieuw aangemaakte map genaamd ‘2016’. Gooi dubbele documenten weg en creëer zo meer opslagruimte.
Stap 4
Houd het bij en plan deze opruimtaak in. Het is een belangrijke activiteit, maar na een goede opruimsessie niet meer urgent. Volgens de prioriteitenmix van Eisenhouwer is dit daarom typisch een activiteit om standaard in te plannen in je agenda, bijvoorbeeld aan het einde van elke werkdag (dan ben je zo klaar), of aan het einde van elke week. 🙂 Veel succes!
Wil je meer met digitale documenten werken, in de cloud? Bekijk hier onze cloudoplossingen.
Of, wil je meer weten over de prioriteitenmix van Eisenhouwer, bekijk dit hier.
